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PayFit
Fundada en 2016, PayFit es una empresa francesa que ofrece una solución de gestión de nóminas y recursos humanos. Al proporcionar una gestión automatizada de nóminas en tiempo real, PayFit reduce errores, libera tiempo y fomenta la autonomía de fundadores de empresas, empleadores y empleados. Con operaciones en tres países —Francia, España y Reino Unido—, PayFit cuenta actualmente con más de 700 empleados en Europa y ayuda a 16.000 emprendedores, microempresas, pequeñas y medianas empresas a gestionar sus nóminas y recursos humanos.
Los desafíos
PayFit introdujo una política de compras estructurada para realizar el seguimiento y control de las solicitudes, así como para asegurar que fueran aprobadas por los departamentos correspondientes.
Sin embargo, para poner en marcha estos procesos y centralizar los documentos, Aurore, responsable de compras, tenía que alternar entre distintas herramientas: archivos de Excel, una herramienta de gestión de tickets, carpetas compartidas e intercambios de mensajes.
Los procesos existían, pero eran muy manuales y la empresa perdía una enorme cantidad de tiempo, sin contar con una visión centralizada y en tiempo real de todas las solicitudes, contratos e información relacionada con compras.
Buscábamos implementar una herramienta que fuera fácil de adoptar, no solo por los equipos de Finanzas y Compras, sino también por los distintos departamentos implicados en el proceso, en particular los equipos legal y de IT/seguridad.
Aurore TeboulLa solución
Para facilitar el proceso de compras, PayFit utiliza ahora el módulo de compras de Spendesk, que complementa las funcionalidades principales de gestión de facturas de proveedores y tarjetas corporativas ya implantadas en PayFit. Esta solución les permite aumentar la eficiencia y garantizar un control total sobre los compromisos de gasto.
Las principales funcionalidades implementadas en PayFit son:
- Formularios personalizados de solicitud de compra.
- Flujos de aprobación.
- Centralización de contratos y proveedores.
- Gestión de renovaciones.
- Seguimiento del gasto comprometido para el departamento financiero.
- Gestión de facturas de proveedores para el departamento de contabilidad.
- Pagos de facturas y tarjetas de un solo uso y de suscripción.
Además, PayFit se beneficia de un acompañamiento continuo y comparte sus comentarios para contribuir al desarrollo del producto.
Los resultados
Desde la implementación completa de la herramienta, la responsable de compras ha observado los siguientes resultados:
0 % de renovaciones pasadas por alto y 100 % de los contratos importantes renegociados a tiempo, generando ahorros significativos para la empresa.
100 % de adopción interna del proceso.
100 % de los contratos centralizados.
Reducción significativa del tiempo dedicado a la gestión y menos idas y venidas.
Un equipo de compras más eficiente y con menos presión, capaz de centrarse en tareas estratégicas y de alto valor añadido: optimizar los procesos de compras, desarrollar una visión estratégica más sólida y concienciar a los empleados sobre las buenas prácticas en compras.
Spendesk cumple con nuestros requisitos: la solución es fácil de usar para todos, los distintos departamentos ganan más autonomía y obtienen la visibilidad necesaria sobre contratos y proveedores. Los empleados son más autónomos y tomamos mejores decisiones, ahorrando tiempo en cada etapa.
Aurore TeboulOptimizar continuamente el proceso y tomar decisiones aún más informadas, especialmente mediante el uso de IA y paneles de control más avanzados.
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