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Ryte ist ein Software-Unternehmen mit Sitz in München, das seine Kunden dabei unterstützt, bessere Webseiten zu bauen. Das 2012 gegründete Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und 1500 Kunden weltweit strebt nach einer neuen Finanzierungsrunde für 2021 die Internationalisierung an.
Tino Mittelmeier ist seit drei Jahren CFO bei Ryte und leitet das Finanzteam. Seine Kollegin Christiane Podlaha ist vor zweieinhalb Jahren im Controlling eingestiegen und arbeitet heute im Bereich Projektmanagement. Da Spendesk bei Ryte bereits Anfang 2018 eingeführt wurde, kennen die beiden die Zeit ohne Spendesk nur aus den Erzählungen ihrer Kollegen.
Wenig Transparenz mit klassischen Kreditkarten
Fest steht: Ryte hat zuvor klassische Kreditkarten der Hausbank verwendet, die bei Bedarf von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergegeben wurden, was jedoch im Finanzteam zu hoher Intransparenz geführt hat. „Für die Kollegen war es schwierig, die Ausgaben nachzuvollziehen und es war nicht immer klar, wo die Kreditkarten sich denn gerade befinden”, fasst Mittelmeier die Situation vor 2018 zusammen.
Heute verwendet das Finanzteam von Ryte Spendesk hauptsächlich, um den Mitarbeitern sichere Zahlungsmittel zur Verfügung zu stellen. Das geschieht mit virtuellen Kreditkarten für Online-Zahlungen und im kleinen Rahmen mit physische Karten für Ausgaben unterwegs.
Mehr Flexibilität durch virtuelle Karten
„Der Weg von der Beantragung einer neuen Kreditkarte durch einen Mitarbeiter bis hin zur Freigabe funktioniert super”, berichtet Podlaha. „Wir können im Finanzteam schnell und flexibel agieren, unser CFO Tino nutzt auch gerne die Freigabe über Slack und validiert Ausgaben im Minutentakt”, fügt sie hinzu.
Bei mehr als 100 Mitarbeitern ist es Mittelmeier & Podlaha außerdem wichtig, Kosten dezentral koordinieren zu können und trotzdem die Übersicht zu behalten, z.B. bei der Verwaltung von Software-Abos. Die Abonnements von Marketing, Tech oder auch Finance laufen heute über virtuelle Karten von Spendesk.
Digitale Rechnungsfreigabe
Auch der Rechnungseingangs- und freigabeprozess wird über Spendesk verwaltet. „Der Rechnungsfreigabeprozess funktioniert sehr gut und erleichtert uns das Leben deutlich, vor allem im Accounting-Team. Alles kann digital gesteuert werden und gerade in Zeiten von Corona funktioniert das super von zuhause aus”, sagt Podlaha, die die Einführung dieser neuen Funktion bei Ryte begleitet hat.
„Der Prozess ist insgesamt leicht verständlich. Auch für Kollegen, die noch nie mit Spendesk gearbeitet haben war es sehr leicht, sich dort einzufinden und ihn umzusetzen”, erklärt Podlaha weiter.
Produkt & Customer Support überzeugen
„Wir von Ryte können Spendesk auf jeden Fall weiterempfehlen”, sagt CFO Mittelmeier. „Für mich ist Spendesk eine sehr gute Lösung mit der wir seit Jahren verlässlich arbeiten und wir sehen, dass sich die Software konsequent weiterentwickelt.” Neben dem Produkt überzeugt ihn auch der Customer Support: „Wenn wir Kontakt zu Spendesk aufnehmen, bekommen wir schnell eine qualifizierte Rückmeldung, und das trotz des schnellen Wachstums von Spendesk”, sagt Mittelmeier.
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