FAQs
Erfahren Sie alles über Spendesk und die am häufigsten gestellten Fragen.
Häufig gestellte Fragen
Grundlegende Fragen zu Spendesk.
Spendesk ist eine All-in-One-Ausgabenmanagement-Plattform für Finanzteams. Spendesk zentralisiert virtuelle und physische Karten, automatisiert Spesenberichte, setzt Genehmigungsworkflows durch und bietet Echtzeit-Transparenz, Budgetkontrollen und Buchhaltungsintegrationen (Xero, DATEV) für schnelleres Rapprochement und weniger Fehler.
Spendesk ist für Finanzteams und Unternehmen gedacht, die Ausgaben zentral steuern, Genehmigungen vereinheitlichen und die Buchhaltung anbinden wollen. Spendesk eignet sich für KMU bis Enterprise in Europa und den USA.
Spendesk-Karten sind virtuelle und physische Firmenkarten (Mastercard) mit Limits, Genehmigungsregeln und Echtzeit-Transparenz. Sie ersetzen geteilte Karten und Bargeld und lassen sich pro Nutzer, Projekt oder Händler ausstellen.
Ja. Spendesk-Karten sind durch Mastercards Zero Liability Protection abgesichert. Spendesk bietet virtuelle Karten mit Einmal- oder Händler-Limits, Echtzeit-Benachrichtigungen und sofortige Sperrung. Transaktionen werden mit Spendesk-Buchhaltungsworkflows synchronisiert.
Mitarbeiter erfassen Belege per App (OCR), reichen Ausgaben ein und lassen sie genehmigen. Spendesk ordnet Belege Transaktionen zu, kategorisiert und exportiert in die Buchhaltung. Das reduziert manuelle Spesenberichte und beschleunigt Erstattungen.
Ja. Spendesk integriert sich nativ mit Xero, QuickBooks, NetSuite, DATEV, Sage und anderen. Transaktionen, Belege und Rechnungen werden codiert exportiert für Rapprochement und Monatsabschluss. Mappings sind konfigurierbar.
Spendesk nutzt ein gestaffeltes Abo-Modell pro Nutzer, zzgl. Optionen (physische Karten, erweiterte Integrationen, Onboarding). Viele Funktionen (virtuelle Karten, Spesenautomatisierung) sind in den Tarifen enthalten. Preise und Demo: spendesk.com oder hello@spendesk.com.
Kontaktieren Sie Spendesk (spendesk.com, hello@spendesk.com) für eine Demo und ein Angebot. Nach der Anmeldung unterstützt das Onboarding-Team bei Konto, Nutzern, Karten, Genehmigungsregeln und Buchhaltungsanbindung.
Spendesk bietet geführte Demos und Onboarding-Sessions. Ob eine kostenlose Testphase verfügbar ist, erfahren Sie bei der Anfrage. Die Demo zeigt Karten, Genehmigungen, Spesen und Buchhaltungsintegration.
Spendesk ist in Europa (u. a. Frankreich, Deutschland, UK, Spanien, Nordics) und in den USA verfügbar. Mehrere Währungen und lokale Teams (Paris, Berlin, London, San Francisco) für Support werden unterstützt.
Ja. Spendesk hat eine mobile App für iOS und Android: Belegerfassung (OCR), Speseneinreichung, Genehmigungen, Kartenverwaltung und Echtzeit-Ausgaben. Die App synchronisiert mit der Web-Plattform.
Spendesk erfasst Rechnungen per Upload oder E-Mail, extrahiert Daten per OCR und leitet sie in konfigurierbare Genehmigungsworkflows. Nach Freigabe können Zahlungen per Karte oder Überweisung ausgeführt werden. Rechnungen und Belege werden für die Buchhaltung exportiert.
Ja. Spendesk unterstützt mehrere Währungen (u. a. EUR, USD, GBP, NOK, SEK, DKK) und Multi-Currency-Funktionen für internationale Ausgaben. Wechselkurse und Gebühren werden in der Plattform angezeigt.
Spendesk nutzt Verschlüsselung (Transit und Ruhe), rollenbasierte Zugriffe, SSO/MFA und Audit-Logs. Spendesk ist PCI-konform für Karten und unterstützt DSGVO-Anforderungen. Details: Spendesk Trust Center bzw. Sicherheitsdokumentation.
Ja. Spendesk ermöglicht Budgets und Limits pro Abteilung, Karte, Kategorie oder Projekt. Genehmigungsworkflows können an Budgets geknüpft werden. Finanzteams behalten die Kontrolle und erhalten Echtzeit-Transparenz.
Karten können in der Spendesk-App oder im Dashboard sofort gesperrt werden. Bei Verlust oder Diebstahl sollte die Karte umgehend gesperrt und der Spendesk-Support (hello@spendesk.com) informiert werden. Mastercards Zero Liability Protection gilt bei betrügerischer Nutzung.
Support per E-Mail: hello@spendesk.com. Termine für Demos oder Beratung können über die Website vereinbart werden. Lokale Teams in Paris, Berlin, London und San Francisco unterstützen bei Onboarding und laufenden Fragen.
Virtuelle Karten sind nur für Online-Nutzung (einmalig oder wiederkehrend pro Händler). Physische Karten sind für Präsenz- und Online-Zahlungen. Beide haben Limits, Genehmigungsregeln und werden in Spendesk für Transparenz und Rapprochement geführt.
Spendesk-Karten
Alle Fragen zu den Spendesk-Bankkarten.
Für Online-Zahlungen können Beschäftigte zwischen virtuellen Karten für einmalige Einkäufe, und Karten für wiederkehrende Zahlungen, z.B. für monatliche Abos, wählen.
Warum ist virtuell besser? Jede virtuelle Karte hat eine eigene Kartennummer. Das ist sicherer als die gemeinsame Nutzung der Firmenkreditkarte auf Hunderten von Websites. Die Karten können zudem jederzeit über die Online-Plattform gesperrt oder gelöscht werden.
Die Benutzer:innen wissen immer, wie viel Geld sie noch auf der Karten haben, und das Finanzteam kann jederzeit sehen, wer was ausgibt.
Ja, Mitarbeiter können Visa-Debitkarten für Geschäftsreisen und Einkäufe in Geschäften verwenden.
Das Finanzteam und ausgewählte Führungskräfte haben in einem einfachen Dashboard Zugriff auf folgende Funktionalitäten:
Budgets für jeden Karteninhaber:innen festlegen
Die Bargeldabhebung freischalten / sperren
Mehr Mittel hinzuzufügen
Budgets reduzieren
Die Karte sperren
Alle Zahlungen werden innerhalb der Spendesk-Plattform aufgeschlüsselt. Die Nutzer fotografieren die Quittungen zum Zeitpunkt der Ausgabe, so dass der Abgleich automatisiert werden kann.
Spendesk Visa-Debitkarten werden weltweit von Millionen von Unternehmen akzeptiert, sowohl online als auch in Geschäften. Achten Sie einfach auf das berühmte Visa-Logo auf Händler-Websites, an Geldautomaten und in Schaufenstern.
Visa-Debitkarten sind in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen gegen Betrug geschützt, wie in unseren Geschäftsbedingungen erwähnt.
Erfahren Sie mehr über unser Betrugsmanagementverfahren unter diesem Link.
Allgemeine Informationen
Allgemeine Informationen über Spendesk.
Datenschutz hat höchste Priorität bei Spendesk. Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ist uns genauso wichtig wie die unserer eigenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen folgen Standardverfahren, die sich als zuverlässig und robust erwiesen haben. Diese Maßnahmen werden in Erwartung zukünftiger Risiken ständig weiterentwickelt, und Spendesk wird sich stets für die Sicherheit Ihrer Finanzdaten einsetzen.
Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie und Trust Center.
Die Gelder werden auf Konten gutgeschrieben, die im Namen des Kunden/der Kundin bei Spendesk Financial Services (für Kund:innen aus dem EWR), Adyen (für Kund:innen aus dem Vereinigten Königreich) oder Sutton Bank (für Kund:innen aus den USA) eröffnet wurden.
Spendesk ist mit vollständigen Zahlungsdiensten für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (29 Länder, darunter Frankreich, Deutschland, Spanien, Italien, Portugal, Norwegen, Schweden, Dänemark usw.), im Vereinigten Königreich und in den Vereinigten Staaten verfügbar.
Kunden können die Lösung auch ohne die Funktionen für Zahlungsdienste für ihre Tochtergesellschaften überall auf der Welt nutzen.
Nicht manuell, nein.
Letztlich ist es unser Ziel, die Spesenabrechnung ganz abzuschaffen, aber wir sind uns bewusst, dass nach wie vor alle Situationen abgedeckt werden müssen.
Deshalb bieten wir für den Fall, dass Händler:innen nur Bargeld akzeptieren und Beschäftigte Ausgaben vorstrecken müssen, digitale Spesenabrechnungen an.
Die Beschäftigten machen dafür einfach ein Foto von ihrem Beleg, laden es über die Spendesk-App hoch und erstellen sofort eine digitale Spesenabrechnung. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und spart Zeit, sowohl für die Teammitglieder als auch für das Finanzteam.
Ja, Spendesk kann mit den meisten Buchhaltungssystemen verbunden werden.
Die Plattform verfügt über mehrere direkte Integrationen, darunter NetSuite, Xero, DATEV, Quickbooks oder Sage 100. Wir ermöglichen auch benutzerdefinierte Exporte im CSV- oder XLS-Format, die sich gut für andere Software eignen.
Kontakt
Kontaktinformationen.
Die Anmeldung bei Spendesk könnte nicht einfacher sein, sprechen Sie einfach unser Team an. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Auf jeden Fall! Schicken Sie uns eine E-Mail an hello@spendesk.com, um mit einem unserer Teammitglieder zu telefonieren. Wir helfen Ihnen gerne – auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.
Unser Team steht Ihnen montags bis freitags von 9.00 Uhr bis 18.30 Uhr mitteleuropäischer Zeit zur Verfügung.
Sie können nicht finden, was Sie brauchen?
Kontaktieren Sie uns!
Unser Team berät Sie gerne zum Thema Ausgabenverwaltung und hilft bei Problemen.