Spesen

Definition: Was sind Spesen?

Spesen (auch als Tagegelder bezeichnet) sind Ausgaben, die Mitarbeiter für berufliche Zwecke tätigen. Dies kann von der Buchung eines Hotelzimmers während einer Geschäftsreise bis zum Kauf von Büromaterialien reichen. So oder so handelt es sich stets um Kosten, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstehen und nicht privat veranlasst sind.

Welche Ausgaben gelten als Spesen?

Zu Spesen zählen u.A.: 

• Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungskosten

• Mehrkosten für Fortbildungen

• Fahrtkosten

• Büromaterialien 

• Reisenebenkosten wie Kosten für Parkgebühren und Co.

• Bewirtungskosten für Geschäftspartner:innen 

• Übernachtungskosten / Hotelkosten etc.

Wer kann Spesen abrechnen?

Grundsätzlich kann jede:r Mitarbeitende, der/die im Auftrag seines Arbeitgebers Ausgaben tätigt, diese als Spesen geltend machen. Dazu gehören sowohl festangestellte als auch Freiberufler:innen, sofern sie Ausgaben im Zuge ihrer beruflichen Tätigkeit haben. Wie bereits beschrieben, werden zusätzliche Kosten (d.h. private Anschaffungen, die nicht unbedingt für die berufliche Tätigkeit benötigt werden) nicht vom Arbeitgeber übernommen.

Spesen können mithilfe gesetzlich festgelegten Pauschbeträgen oder anhand der tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. In jedem Fall sollte immer ein Beleg oder eine Quittung als Nachweis vorhanden sein. 

Hinweis für Trinkgelder: Bei Trinkgeldern für Serviceleistungen ist kein Beleg erforderlich. Will der Reisende dennoch einen Beleg für diese Ausgaben vorweisen, muss er einen separaten Trinkgeldbeleg erstellen und diesen der entsprechenden Hotel- oder Restaurantrechnung zuordnen.

Die Spesenpauschale bei Dienstreisen

Die Pauschalbeträge für Arbeitgeber in Deutschland sind in einem regelmäßig aktualisierten Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) für In- und Auslandsreisen festgehalten. D.h. es kommt auch auf das Reiseziel an, wie hoch die jeweiligen Tagessätze sind. Die Spesensätze des BMF sind in jedem Fall verbindlich.

Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Spesenpauschalen, wenn Mitarbeitende auf Dienstreisen oder auswärtig unterwegs sind. Man nennt sie die kleine und die große Spesenpauschale und sie unterscheiden sich nach der Reisedauer.

Kleine Spesenpauschale

Wenn Mitarbeitende zwischen 8 und 24 Stunden aus beruflichen Gründen abwesend sind, wird eine Pauschale für diese Zeit gewährt. Sie gilt außerdem für jeden An- und Abreisetag. Findet die Reise in Deutschland statt, beträgt die Pauschale 14 €.

Große Spesenpauschale

Wenn Mitarbeitende länger als 24 Stunden auf Geschäftsreise sind, kommt die höhere Spesenpauschale zum Tragen. Für diesen Zeitraum werden für Reisen innerhalb des deutschen Raums 28 € Pauschale gewährt. Für die Übernachtung gibt es zusätzlich eine Pauschale von 20 € pro Nacht (Übernachtungspauschale).

Anmerkung: Die Angaben beziehen sich auf die aktuellen Spesensätze im Jahr 2024.

Was ist eine Spesenabrechnung und wie funktioniert sie?

Die Spesenabrechnung bzw. Reisekostenabrechnung ist ein Prozess, bei dem Mitarbeitende ihre Ausgaben dokumentieren und zur Auslagenerstattung einreichen. Dies geschieht oft monatlich, kann aber je nach Unternehmensrichtlinie variieren.

Eine Spesenabrechnung kann dabei ein Papierdokument oder aber ein digitales Formular sein, auf dem Mitarbeitende ihre beruflichen Ausgaben und alle angefallenen Kosten detailliert auflisten. Nach dem Ausfüllen wird die Abrechnung an die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung des Unternehmens gesendet, die die Richtigkeit überprüft und die Erstattung vornimmt.

Eine kostenlose Vorlage für eine Spesenabrechnung finden Sie in diesem Artikel. 

Digitale Spesenabrechnung

Die digitale Spesenabrechnung kann mithilfe einer Ausgabenmanagement-Software durchgeführt und optimiert werden. Der Prozess kann folgendermaßen aussehen:

1. Zugang und Kartenverwaltung: Mitarbeitende erhalten virtuelle oder physische Karten, die sie für geschäftliche Ausgaben verwenden können. Diese Karten können mit individuellen Limits versehen werden.

2. Vorab-Genehmigungen: Bevor eine Ausgabe getätigt wird, kann das Teammitglied eine Anfrage stellen. Diese Anforderung wird an die budgetverantwortliche Person zur Genehmigung weitergeleitet. Nach Genehmigung kann der/die Mitarbeitende die Ausgabe tätigen.

3. Automatische Belegerfassung: Nachdem die Ausgabe getätigt wurde, kann der/die Mitarbeitende über die Plattform oder die mobile App den Beleg digital hochladen und alle relevanten Informationen hinzufügen – jederzeit und überall.

4. Überprüfung und Genehmigung: Die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung kann die hochgeladenen Belege und Informationen überprüfen. Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen können direkt im Tool kommuniziert und geklärt werden.

5. Integration mit Buchhaltungssoftware: Ausgabenmanagement-Tools bieten oft Integrationen mit gängigen Buchhaltungssoftwares wie DATEV, wodurch der Export von Daten erleichtert wird.

Zusammenfassend können Tools wie diese Unternehmen helfen, den Prozess der Spesenabrechnung zu digitalisieren und zu vereinfachen, weil es so nur ein zentrales Tool für die Verwaltung, Genehmigung und Abrechnung von Ausgaben gibt. Viele manuelle Schritte werden eliminiert und Fehler reduziert.

Wie die Spesenabrechnung mit Spendesk funktioniert, erfahren Sie hier.

Welche Belege akzeptiert das Finanzamt?

Es ist wichtig, dass Mitarbeitende Kaufbelege aufbewahren und an das Finanzteam weiterleiten, da Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet sind, diese Ausgabenbelege als Teil der Buchhaltung aufzubewahren. Mit diesen Belegen können Unternehmen Steuerentlastungen beantragen – fehlende oder ungültige Belege können dem Betrieb somit bares Geld kosten.

Das Finanzamt akzeptiert in der Regel Belege, die die folgenden fünf Elemente beinhalten: 

• Name und Anschrift der Lieferfirma

• Kaufdatum

• Einzelaufstellung der Käufe

• Umsatz - bzw. Mehrwertsteuer (wenn zutreffend) 

• Kaufpreis

Die Belege können auch in digitaler Form beim Finanzamt vorliegen.

Sind Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Nein, grundsätzlich ist es nicht verpflichtend für Arbeitgeber den Mitarbeitenden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstandenen Ausgaben zu erstatten – das hängt immer davon ab, welche Vereinbarungen zwischen Betrieb und Arbeitnehmenden getroffen wurden. In der Regel übernehmen Firmen aber berufsbedingte Ausgaben auf Dienstreisen und Co.  

Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Spesen erstattet? 

Spesen, die vom Arbeitgeber erstattet wurden, müssen in der Regel nicht in der Steuererklärung angegeben werden. Nicht erstattete Spesen können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Der genaue Ort variiert je nach Steuerformular des jeweiligen Landes, aber in der Regel gibt es einen Abschnitt für Werbungskosten. 

Für Spesen gilt ein Freibetrag in Höhe von 1.000 € pro Jahr.